Zakres

Program obejmuje praktycznie całą medycynę laboratoryjną: chemię kliniczną, hematologię, koagulologię, serologię grup krwi, immunologię, toksykologię, mikrobiologię wraz z parazytologią i wirusologią, histopatologię, andrologię oraz instrumentarium.

Powszechność

Program jest dostępny dla każdego laboratorium.

Rejestracja uczestników

Udział w programie laboratoria deklarują wypełniając formularz zamówienia, który można otrzymać w naszym biurze: 80-211 Gdańsk, ul. Dębinki 7, tel/fax 58 346-15-38, fax 58 341-23-05. Formularz ten jest także dostępny na naszej stronie internetowej www.sowa-med.pl .

Wypełnione formularze należy odesłać do biura.

Wypełnione formularze należy odesłać do biura. Można przesłać je mailem (na adres: info@sowa-med.pl) , co umożliwia nam szybki kontakt z Zamawiającym, a także faxem lub pocztą.

Poufność

Każde uczestniczące w programie laboratorium otrzymuje unikalny numer kodowy, który stosowany jest we wszystkich raportach i publikacjach. Wyniki poszczególnych laboratoriów są ich własnością i nie są udostępniane przez organizatorów i dystrybutora żadnym innym instytucjom, ani osobom do tego nieupoważnionym. Przesyłanie wyników i danych o metodach oraz odbieranie raportów wyników sprawdzianów za pośrednictwem strony internetowej Labquality jest możliwe tylko po wprowadzeniu indywidualnego kodu dostępu, znanego jedynie danemu laboratorium.

Czas rozpoczęcia uczestnictwa w programie

Program organizowany jest w cyklach rocznych. Gwarancją uczestnictwa w pełnym cyklu rocznym jest złożenie zamówienia do 15 listopada roku poprzedzającego cykl, szczególnie jeżeli chodzi o udział w sprawdzianach, które odbywają się w pierwszym kwartale danego roku. W przypadku większości sprawdzianów laboratorium może również w ciągu roku rozszerzyć swój udział w programie (lub rozpocząć uczestnictwo), składając dodatkowe zamówienie, minimum dwa miesiące wcześniej niż termin, w którym odbywa się dany sprawdzian, pod warunkiem, że Labquality będzie nadal dysponowało próbkami do sprawdzianu. Labquality zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie w ciągu roku.

Rezygnacja z uczestnictwa w programie

Laboratorium może w ciągu roku zrezygnować z uczestnictwa – w tym wypadku pisemna rezygnacja musi być dostarczona do biura obsługi klienta również z dwumiesięcznym wyprzedzeniem.

Częstotliwość uczestnictwa w sprawdzianach

Częstotliwość sprawdzianów w cyklu rocznym, proponowana przez organizatorów programu, jest ustalana przez ekspertów Labquality jako najwłaściwsza dla osiągnięcia celów badań biegłości/porównań międzylaboratoryjnych. Labquality pozwala jednak laboratoriom na wybór najbardziej odpowiedniej liczby rund sprawdzianu w roku, w zależności od wymagań jakościowych danego laboratorium. Wyjątek stanowią sprawdziany, powstające we współpracy z innym organizatorami programów EQA.

Metody badań laboratoryjnych

Nie ma żadnych ograniczeń w uczestnictwie w programie ze względu na stosowane metody oznaczeń. Wyniki sprawdzianów grupowane są według metod, stosowanych przez uczestniczące laboratoria. Grupy metodyczne są na bieżąco korygowane i uzupełniane.

Próbki

W większości sprawdzianów oferowany przez Labquality materiał kontrolny jest pochodzenia ludzkiego. W sprawdzianach mikrobiologicznych są to zazwyczaj próbki pochodzące od jednego dawcy. Powinny być one traktowane w laboratoriach w identyczny sposób jak próbki od pacjentów, a wyniki podawane w takiej formie, w jakiej laboratorium wydaje wyniki swoim odbiorcom.

Dostarczanie próbek

Próbki są przesyłane pocztą lotniczą z biura Labquality w Helsinkach do biura dystrybutora w Gdańsku, skąd natychmiast są rozsyłane pocztą kurierską do laboratoriów na terenie Polski. W przypadku uszkodzenia próbek podczas transportu, laboratorium powinno natychmiast zgłosić ten fakt dystrybutorowi (tel/fax 58 346-15-38 fax 58 341-23-05). W większości przypadków gwarantuje to uzyskanie drugiej porcji materiału kontrolnego, bez żadnych dodatkowych opłat.

Termin wykonania badań

Instrukcje przesyłane wraz z próbkami zawierają informacje o dacie zamknięcia sprawdzianu. Laboratoria są proszone o przestrzeganie podanych terminów, w przeciwnym wypadku ich wyniki nie zostaną włączone do opracowań statystycznych. W uzasadnionych przypadkach, na prośbę uczestników, uzgadniamy z biurem Labquality przesunięcie terminu zamknięcia sprawdzianu.

Raporty wyników

Wszystkie raporty dostępne są w internetowym serwisie obsługi klienta Labquality- LabScala. Szczegółowy opis raportów i ich interpretacja dostępne są na naszej stronie internetowej www.sowa-med.pl .

Język dokumentów

W naszym biurze wykonywane są tłumaczenia na język polski instrukcji oraz wszystkich innych dokumentów przesyłanych wraz z próbkami. Zespół ekspertów SOWA-med przygotowuje tłumaczenia także raportów wyników. Eksperci udzielają również porad merytorycznych, dotyczących wykonywanych sprawdzianów.

Wysyłanie wyników i odbiór raportów

Możliwe jest wysyłanie trzech wyników z jednego zestawu próbek w większości sprawdzianów. Oznacza to że będą akceptowane wyniki z trzech różnych analizatorów/metod pod warunkiem że zostaną wpisane do serwisu LabScala a objętość próbek będzie wystarczająca do wykonania dodatkowych badań. Po zalogowaniu się do LabScali uczestnicy wpisują wyniki i odbierają raporty. Wersja elektroniczna raportów jest dostępna w LabScali bez opłat. Natomiast wersja papierowa raportów będzie wysyłana tylko do tych uczestników, którzy zamówią produkt o numerze „9987 Wysyłka wydrukowanych raportów pocztą”. Niezależnie od liczby zamówionych sprawdzianów należy zamówić jeden produkt 9987, ponieważ obejmuje on wydruki raportów ze wszystkich zamówionych przez laboratorium sprawdzianów. Opłata zgodna z cennikiem.

Mikroskopia wirtualna

Próbki do tego typu sprawdzianów mają postać serii zdjęć cyfrowych i prezentowane są w LabScali.

Błędy

Organizatorzy sprawdzianów biorą na siebie odpowiedzialność wyłącznie za błędy popełniane podczas opracowywania wyników. Informacja o zaistnieniu takiego błędu powinna być przekazana nam w ciągu trzech tygodni od daty publikacji końcowego raportu ze sprawdzianu, co gwarantuje uzyskanie poprawionych raportów końcowych.

Błędy popełnione przez laboratorium (np. nieprawidłowo wpisany wynik, błędne dane o metodach) obciążają laboratorium. W takim wypadku, dla potrzeb audytora/wizytatora należy w laboratorium sporządzić protokół wyjaśniający przyczynę błędu, który powinien być dołączony do raportu wyników.

Ceny

Obejmują wszystkie koszty przeprowadzenia sprawdzianu, łącznie z kosztami transportu. Cena nie zależy od stopnia wykorzystania możliwości sprawdzianu (jeżeli laboratorium wykonuje tylko część z panelu badań oferowanych przez organizatorów w ramach jednego sprawdzianu).

Faktury za sprawdziany

Faktury są wystawiane przez biuro dystrybutora raz w miesiącu i przesyłane na adres płatnika, zgodnie z danymi na zamówieniu.

Certyfikat uczestnictwa

Po zakończeniu rocznego cyklu programu laboratoria otrzymują certyfikaty uczestnictwa w programie, wydane w Finlandii. Na certyfikacie są wyszczególnione rodzaje sprawdzianów, w jakich laboratorium brało udział w danym roku. Certyfikat dostaje każde laboratorium, które brało udział w sprawdzianach, niezależnie od uzyskiwanych wyników.

Warunkiem otrzymania certyfikatu jest spłata wszystkich zobowiązań laboratorium wobec dystrybutora.