Zakres

Program obejmuje praktycznie całą medycynę laboratoryjną: chemię kliniczną, hematologię, koagulologię, serologię grup krwi, immunologię, toksykologię, mikrobiologię wraz z parazytologią i wirusologią, histopatologię, andrologię oraz instrumentarium.

Powszechność

Program jest dostępny dla każdego laboratorium.

Rejestracja uczestników

Udział w programie laboratoria deklarują wypełniając formularz zamówienia, który można otrzymać w naszym biurze: 80-211 Gdańsk, ul. Dębinki 7, tel/fax 58 346-15-38, fax 58 341-23-05. Formularz ten jest także dostępny na naszej stronie internetowej www.sowa-med.pl .

Wypełnione formularze należy odesłać do biura. Można przesłać je faxem, ale w takim wypadku należy później dostarczyć nam oryginał zamówienia.

Poufność

Każde uczestniczące w programie laboratorium otrzymuje unikalny numer kodowy, który stosowany jest we wszystkich raportach i publikacjach. Wyniki poszczególnych laboratoriów są ich własnością i nie są udostępniane przez organizatorów i dystrybutora żadnym innym instytucjom, ani osobom do tego nieupoważnionym. Przesyłanie wyników i danych o metodach oraz odbieranie raportów wyników sprawdzianów za pośrednictwem strony internetowej Labquality jest możliwe tylko po wprowadzeniu indywidualnego kodu dostępu, znanego jedynie danemu laboratorium.

Czas rozpoczęcia uczestnictwa w programie

Program organizowany jest w cyklach rocznych. Gwarancją uczestnictwa w pełnym cyklu rocznym jest złożenie zamówienia do końca listopada roku poprzedzającego cykl, szczególnie jeżeli chodzi o udział w sprawdzianach, które odbywają się w pierwszym kwartale danego roku. W przypadku większości sprawdzianów laboratorium może również w ciągu roku rozszerzyć swój udział w programie (lub rozpocząć uczestnictwo), składając dodatkowe zamówienie, minimum dwa miesiące wcześniej niż termin, w którym odbywa się dany sprawdzian.

Rezygnacja z uczestnictwa w programie

Laboratorium może również w ciągu roku zrezygnować z uczestnictwa – w tym wypadku pisemna rezygnacja musi być dostarczona do biura obsługi klienta również z dwumiesięcznym wyprzedzeniem.

Częstotliwość uczestnictwa w sprawdzianach

Częstotliwość sprawdzianów w cyklu rocznym, proponowana przez organizatorów programu, jest ustalana przez ekspertów Labquality jako najwłaściwsza dla osiągnięcia celów badań biegłości/porównań międzylaboratoryjnych. Labquality pozwala jednak laboratoriom na wybór najbardziej odpowiedniej liczby rund sprawdzianu w roku, w zależności od wymagań jakościowych danego laboratorium. Wyjątek stanowią sprawdziany, powstające we współpracy z innym organizatorami programów EQA.

Metody badań laboratoryjnych

Nie ma żadnych ograniczeń w uczestnictwie w programie ze względu na stosowane metody oznaczeń. Wyniki sprawdzianów grupowane są według metod, stosowanych przez uczestniczące laboratoria. Odrębne grupy metodyczne są tworzone, jeżeli co najmniej 8 laboratoriów wykonuje badanie według tej samej zasady oznaczenia (tą samą metodą). Jeżeli liczba wyników uzyskanych tą samą metodą wynosi mniej niż 8, wówczas są one włączane do grupy „inne”, przy czym dla tej „grupy metod”, w wielu przypadkach, w raportach wyników podawane są szczegółowe rezultaty. Grupy metodyczne są na bieżąco korygowane i uzupełniane.

Próbki

W większości sprawdzianów oferowany przez Labquality materiał kontrolny jest pochodzenia ludzkiego. W sprawdzianach mikrobiologicznych są to zazwyczaj próbki pochodzące od jednego dawcy. Powinny być one traktowane w laboratoriach w identyczny sposób jak próbki od pacjentów, a wyniki podawane w takiej formie, w jakiej laboratorium wydaje wyniki swoim odbiorcom.

Dostarczanie próbek

Próbki są przesyłane pocztą lotniczą z biura Labquality w Helsinkach do biura dystrybutora w Gdańsku, skąd natychmiast są rozsyłane pocztą kurierską do laboratoriów na terenie Polski. W przypadku uszkodzenia próbek podczas transportu, laboratorium powinno natychmiast zgłosić ten fakt dystrybutorowi (tel/fax 58 346-15-38 fax 58 341-23-05). W większości przypadków gwarantuje to uzyskanie drugiej porcji materiału kontrolnego, bez żadnych dodatkowych opłat.

Termin wykonania badań

Instrukcje przesyłane wraz z próbkami zawierają informacje o dacie zamknięcia sprawdzianu. Laboratoria są proszone o przestrzeganie podanych terminów, w przeciwnym wypadku ich wyniki mogą nie być włączone do opracowań statystycznych. W uzasadnionych przypadkach, uzgadniamy z biurem Labquality przesunięcie terminu zamknięcia sprawdzianu.

Raporty wyników

Wszystkie raporty dostępne są w internetowym serwisie obsługi klienta Labquality- LabScala. Szczegółowy opis raportów i ich interpretacja dostępne są na naszej stronie internetowej www.sowa-med.pl .

Język dokumentów

W naszym biurze wykonywane są tłumaczenia na język polski instrukcji oraz wszystkich innych dokumentów przesyłanych wraz z próbkami. Zespół ekspertów SOWA-med przygotowuje tłumaczenia także raportów wyników. Eksperci udzielają również porad merytorycznych, dotyczących wykonywanych sprawdzianów.

Wysyłanie wyników i odbiór raportów

I. Sprawdziany w których wyniki wysyłane są poprzez internetowy serwis klienta LabScala

Od 2015 roku jest możliwe wysyłanie trzech wyników z jednego zestawu próbek w większości sprawdzianów. Oznacza to że będą akceptowane wyniki z trzech różnych analizatorów/metod pod warunkiem że zostaną wpisane do serwisu LabScala a objętość próbek będzie wystarczająca do wykonania dodatkowych badań. Po zalogowaniu się do LabScali uczestnicy wpisują wyniki i odbierają raporty. Wersja elektroniczna raportów jest dostępna w LabScali bez opłat. Natomiast wersja papierowa raportów będzie wysyłana tylko do tych uczestników, którzy zamówią produkt o numerze „9987 Wysyłka wydrukowanych raportów pocztą”. Niezależnie od liczby zamówionych sprawdzianów należy zamówić jeden produkt 9987, ponieważ obejmuje on wydruki raportów ze wszystkich zamówionych przez laboratorium sprawdzianów. Opłata zgodna z cennikiem.

II. Sprawdziany bez możliwości wysyłania wyników przez Labscalę, tzw. tradycyjne

W przypadku niektórych sprawdzianów jedyną formą wysyłania wyników jest nadal tradycyjna papierowa karta wynikowa, którą należy wysłać faxem lub mailem. Raporty w wersji elektronicznej dostępne są bez opłat w Labscali, a w wersji papierowej tylko dla tych uczestników, którzy zamówią produkt o numerze „9987 Wysyłka wydrukowanych raportów pocztą”. Opłata zgodna z cennikiem.

III. Mikroskopia wirtualna

Próbki do tego typu sprawdzianów mają postać serii zdjęć cyfrowych i prezentowane są w LabScali.

Błędy

Organizatorzy sprawdzianu biorą na siebie odpowiedzialność wyłącznie za błędy popełniane podczas opracowywania wyników. Informacja o zaistnieniu takiego błędu powinna być przekazana nam w ciągu tygodnia od chwili otrzymania końcowych wyników sprawdzianu, co gwarantuje uzyskanie poprawionych raportów końcowych.

Błędy popełnione przez laboratorium (np. złe wpisanie wyniku, błędne dane o metodach) obciążają laboratorium. W takim wypadku, dla potrzeb audytora/wizytatora należy w laboratorium sporządzić protokół wyjaśniający przyczynę błędu, który powinien być dołączony do raportu wyników.
Uwaga!! Ponieważ znaczna część wyników sprawdzianów internetowych wprowadzana jest do systemu w biurze SOWA-med, istnieje też możliwość popełnienia błędu na tym etapie postępowania. W takiej sytuacji również prosimy o jak najszybszą informację. Jeżeli w Labquality nie będzie możliwości wprowadzenia zmian w raporcie wyników, ze strony dystrybutora otrzymacie Państwo pisemne wyjaśnienie, które należy dołączyć do raportu wyników.

Ceny

Obejmują wszystkie koszty przeprowadzenia sprawdzianu. Cena nie zależy od stopnia wykorzystania możliwości sprawdzianu (jeżeli laboratorium wykonuje tylko część z panelu badań oferowanych przez organizatorów w ramach jednego sprawdzianu).

Faktury za sprawdziany

Faktury są wystawiane przez biuro dystrybutora, raz w miesiącu i przesyłane na adres płatnika, zgodnie z danymi na zamówieniu.

Certyfikat uczestnictwa

Po zakończeniu rocznego cyklu programu laboratoria otrzymują certyfikaty uczestnictwa w programie, wydane w Finlandii. Na certyfikacie są wyszczególnione rodzaje sprawdzianów, w jakich laboratorium brało udział w poprzednim roku. Certyfikat dostaje każde laboratorium, które brało udział w sprawdzianach, niezależnie od uzyskiwanych wyników.

Warunkiem otrzymania certyfikatu jest spłata wszystkich zobowiązań laboratorium wobec dystrybutora.

« Powrót | Drukuj