Zakres
Program obejmuje praktycznie całą medycynę laboratoryjną: chemię kliniczną, hematologię, koagulologię, serologię grup krwi, immunologię, toksykologię, mikrobiologię wraz z parazytologią i wirusologią, histopatologię, andrologię oraz instrumentarium.
Powszechność
Program jest dostępny dla każdego laboratorium.
Rejestracja uczestników
Udział w programie laboratoria deklarują wypełniając formularz zamówienia, który można otrzymać w naszym biurze: 80-323 Gdańsk, ul. Kołobrzeska 5-7 (II piętro), tel. 453 322 533. Formularz ten jest także dostępny na naszej stronie internetowej www.sowa-med.pl .
Wypełnione formularze należy odesłać do biura. Można przesłać je mailem (na adres: info@sowa-med.pl) , co umożliwia nam szybki kontakt z Zamawiającym lub pocztą.
Poufność
Każde uczestniczące w programie laboratorium otrzymuje unikalny numer kodowy, który stosowany jest we wszystkich raportach i publikacjach. Wyniki poszczególnych laboratoriów są ich własnością i nie są udostępniane przez organizatorów i dystrybutora żadnym innym instytucjom, ani osobom do tego nieupoważnionym. Przesyłanie wyników i danych o metodach oraz odbieranie raportów wyników sprawdzianów za pośrednictwem strony internetowej Labquality jest możliwe tylko po wprowadzeniu indywidualnego kodu dostępu, znanego jedynie danemu laboratorium.
Czas rozpoczęcia uczestnictwa w programie
Program organizowany jest w cyklach rocznych. Gwarancją uczestnictwa w pełnym cyklu rocznym jest złożenie zamówienia do 15 listopada roku poprzedzającego cykl, szczególnie jeżeli chodzi o udział w sprawdzianach, które odbywają się w pierwszym kwartale danego roku. W przypadku większości sprawdzianów laboratorium może również w ciągu roku rozszerzyć swój udział w programie (lub rozpocząć uczestnictwo), składając dodatkowe zamówienie, minimum dwa miesiące wcześniej niż termin, w którym odbywa się dany sprawdzian, pod warunkiem, że Labquality będzie nadal dysponowało próbkami do sprawdzianu. Labquality zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie w ciągu roku.
Rezygnacja z uczestnictwa w programie
Laboratorium może w ciągu roku zrezygnować z uczestnictwa – w tym wypadku pisemna rezygnacja musi być dostarczona do biura obsługi klienta również z dwumiesięcznym wyprzedzeniem.
Częstotliwość uczestnictwa w sprawdzianach
Częstotliwość sprawdzianów w cyklu rocznym, proponowana przez organizatorów programu, jest ustalana przez ekspertów Labquality jako najwłaściwsza dla osiągnięcia celów badań biegłości/porównań międzylaboratoryjnych. Labquality pozwala jednak laboratoriom na wybór najbardziej odpowiedniej liczby rund sprawdzianu w roku, w zależności od wymagań jakościowych danego laboratorium. Wyjątek stanowią sprawdziany, powstające we współpracy z innym organizatorami programów EQA.
Metody badań laboratoryjnych
Nie ma żadnych ograniczeń w uczestnictwie w programie ze względu na stosowane metody oznaczeń. Wyniki sprawdzianów grupowane są według metod, stosowanych przez uczestniczące laboratoria. Grupy metodyczne są na bieżąco korygowane i uzupełniane.
Próbki
W większości sprawdzianów oferowany przez Labquality materiał kontrolny jest pochodzenia ludzkiego. W sprawdzianach mikrobiologicznych są to zazwyczaj próbki pochodzące od jednego dawcy. Powinny być one traktowane w laboratoriach w identyczny sposób jak próbki od pacjentów, a wyniki podawane w takiej formie, w jakiej laboratorium wydaje wyniki swoim odbiorcom.
Dostarczanie próbek
Próbki są przesyłane pocztą lotniczą z biura Labquality w Helsinkach do biura dystrybutora w Gdańsku, skąd natychmiast są rozsyłane pocztą kurierską do laboratoriów na terenie Polski. W przypadku uszkodzenia próbek podczas transportu, laboratorium powinno natychmiast zgłosić ten fakt dystrybutorowi (tel/fax 58 346-15-38 fax 58 341-23-05). W większości przypadków gwarantuje to uzyskanie drugiej porcji materiału kontrolnego, bez żadnych dodatkowych opłat.
Termin wykonania badań
Instrukcje przesyłane wraz z próbkami zawierają informacje o dacie zamknięcia sprawdzianu. Laboratoria są proszone o przestrzeganie podanych terminów, w przeciwnym wypadku ich wyniki nie zostaną włączone do opracowań statystycznych. W uzasadnionych przypadkach, na prośbę uczestników, uzgadniamy z biurem Labquality przesunięcie terminu zamknięcia sprawdzianu.
Raporty wyników
Wszystkie raporty dostępne są w internetowym serwisie obsługi klienta Labquality- LabScala. Szczegółowy opis raportów i ich interpretacja dostępne są na naszej stronie internetowej www.sowa-med.pl .
Język dokumentów
W naszym biurze wykonywane są tłumaczenia na język polski instrukcji oraz wszystkich innych dokumentów przesyłanych wraz z próbkami. Zespół ekspertów SOWA-med przygotowuje tłumaczenia także raportów wyników. Eksperci udzielają również porad merytorycznych, dotyczących wykonywanych sprawdzianów.
Wysyłanie wyników i odbiór raportów
Możliwe jest wysyłanie trzech wyników z jednego zestawu próbek w większości sprawdzianów. Oznacza to że będą akceptowane wyniki z trzech różnych analizatorów/metod pod warunkiem że zostaną wpisane do serwisu LabScala a objętość próbek będzie wystarczająca do wykonania dodatkowych badań. Po zalogowaniu się do LabScali uczestnicy wpisują wyniki i odbierają raporty. Wersja elektroniczna raportów jest dostępna w LabScali bez opłat. Natomiast wersja papierowa raportów będzie wysyłana tylko do tych uczestników, którzy zamówią produkt o numerze „9987 Wysyłka wydrukowanych raportów pocztą”. Niezależnie od liczby zamówionych sprawdzianów należy zamówić jeden produkt 9987, ponieważ obejmuje on wydruki raportów ze wszystkich zamówionych przez laboratorium sprawdzianów. Opłata zgodna z cennikiem. Jednocześnie informujemy, że w ofercie na rok 2025 produkt o numerze „9987 Wysyłka wydrukowanych raportów pocztą” nie będzie już dostępny.
Mikroskopia wirtualna
Próbki do tego typu sprawdzianów mają postać serii zdjęć cyfrowych i prezentowane są w LabScali.
Błędy
Organizatorzy sprawdzianów biorą na siebie odpowiedzialność wyłącznie za błędy popełniane podczas opracowywania wyników. Informacja o zaistnieniu takiego błędu powinna być przekazana nam w ciągu trzech tygodni od daty publikacji końcowego raportu ze sprawdzianu, co gwarantuje uzyskanie poprawionych raportów końcowych.
Błędy popełnione przez laboratorium (np. nieprawidłowo wpisany wynik, błędne dane o metodach) obciążają laboratorium. W takim wypadku, dla potrzeb audytora/wizytatora należy w laboratorium sporządzić protokół wyjaśniający przyczynę błędu, który powinien być dołączony do raportu wyników.
Ceny
Obejmują wszystkie koszty przeprowadzenia sprawdzianu, łącznie z kosztami transportu. Cena nie zależy od stopnia wykorzystania możliwości sprawdzianu (jeżeli laboratorium wykonuje tylko część z panelu badań oferowanych przez organizatorów w ramach jednego sprawdzianu).
Faktury za sprawdziany
Faktury są wystawiane przez biuro dystrybutora raz w miesiącu i przesyłane na adres płatnika, zgodnie z danymi na zamówieniu.
Certyfikat uczestnictwa
Po zakończeniu rocznego cyklu programu laboratoria otrzymują certyfikaty uczestnictwa w programie, wydane w Finlandii. Na certyfikacie są wyszczególnione rodzaje sprawdzianów, w jakich laboratorium brało udział w danym roku. Certyfikat dostaje każde laboratorium, które brało udział w sprawdzianach, niezależnie od uzyskiwanych wyników.
Warunkiem otrzymania certyfikatu jest spłata wszystkich zobowiązań laboratorium wobec dystrybutora.